Документация всё ещё лежит в мамином шкафу с папками
Автор, UX-дизайнер, ведущая блог gerireid.com, утверждает, что современная документация до сих пор организована по метафоре офисного шкафа с папками, придуманной в Xerox PARC в 1970-х для первых графических интерфейсов. Полвека спустя мы пользуемся той же моделью, хотя всё меньше людей моложе 30 лет вообще видели физический шкаф для бумаг.
Проблема в том, что знание редко укладывается в одну папку. Пример из дизайн-систем: решение о доступности одного UI-компонента одновременно касается дизайна, разработки, контента и поддержки пользователей, но иерархия файлов заставляет выбрать для документа только одно место, и остальные пути к информации становятся неудобными.
Автор ссылается на теорию Information Foraging (Питер Пиролли и Стюарт Кард): люди ищут информацию не как библиотекари, систематически просматривающие каталог, а как «собиратели», идущие по косвенным подсказкам. Отсюда типичное поведение пользователей документации: сначала ищут через поиск, а не через навигацию по разделам; бросают просмотр уже через несколько уровней вложенности папок; вместо поиска идут спрашивать коллегу напрямую; в итоге создают дубликаты документов, потому что не находят уже существующий. Информация физически есть в системе, но человек не может интуитивно понять, где именно её искали при сохранении.
Автор также напоминает про работы по Semantic File Systems начала 1990-х годов, где уже тогда утверждали: информацию нужно находить по атрибутам и смыслу, а не по физическому расположению файла. Люди мыслят темами и задачами, а не путями в файловой системе.
По мнению автора, именно ИИ обнажает эту старую проблему особенно ярко. Современные системы поиска и генерации на основе ИИ в большинстве своём не опираются на структуру папок: страница про дизайн-токен находится, потому что в её тексте упоминается контрастность цвета, а не потому что она физически лежит по пути «Дизайн-система → Основы → Доступность → Цвет». Для ИИ-систем папки, это способ хранения, а не архитектура знаний.
Автор описывает свой опыт: она пользуется Obsidian, где теги и ссылки образуют граф связей между заметками вместо жёсткой иерархии, и ссылается на статью Чейза Маккоя «Design systems as knowledge graphs», его тезис в том, что дизайн-системы по сути представляют собой взаимосвязанные знания, а не набор изолированных файлов, и понимание связей между понятиями важнее, чем знание точного места хранения каждого отдельного файла. Отдельно проводится параллель с принципами доступности: там уже давно принято не полагаться на один-единственный канал передачи смысла (например, только на цвет), то же правило, по мнению автора, должно применяться и к документации: путей к одной и той же информации должно быть несколько.
Вывод статьи: будущее документации, не в более крупном шкафу с более аккуратными ярлыками, а в связанном корпусе знаний, который можно найти с разных сторон, через поиск, метаданные, теги, перекрёстные ссылки, смысловые связи, причём как людям, так и ИИ-системам. Иерархические папки при этом никуда не исчезнут (они слишком глубоко встроены в инструменты), но задача, сделать информацию внутри них доступной множеством путей, а не искать для неё единственное «правильное» место.
Ключевые факты
- Метафора «папка в папке» для организации документов пришла из Xerox PARC 1970-х и с тех пор почти не менялась, хотя офисные шкафы с бумагами уже мало кто видел
- По теории Information Foraging люди ищут информацию как «собиратели» по косвенным подсказкам, а не как библиотекари по каталогу, отсюда привычка искать через поиск, бросать просмотр на первых уровнях, спрашивать коллег и плодить дубликаты документов
- Знание редко укладывается в одну папку: решение по доступности UI-компонента одновременно касается дизайна, разработки, контента и поддержки, а иерархия вынуждает выбрать только одно место
- Современные ИИ-системы поиска находят страницы по смыслу текста, а не по пути в дереве папок, это обнажает то, что папки были лишь способом хранения, а не архитектурой знаний
- Решение автор видит не в новой идеальной иерархии, а в множественных путях к одной информации: поиск, метаданные, теги, перекрёстные ссылки и смысловые связи, по аналогии с принципами доступности
Почему это важно
Организации годами вкладываются в «правильную» структуру папок для документации, вики, базы знаний, дизайн-системы, считая, что аккуратная иерархия решает проблему поиска информации. Автор показывает, что сама модель устарела: она унаследована от офисных шкафов 1970-х и плохо соответствует тому, как люди на самом деле ищут информацию (через подсказки и поиск, а не систематический обход дерева папок). С приходом ИИ-инструментов, которые ищут по смыслу текста, а не по расположению файла, несоответствие между структурой хранения и структурой знания становится особенно заметным и дорогим, плохо организованная документация хуже находится не только людьми, но и ИИ-ассистентами.
Кому это важно
В первую очередь материал адресован UX- и продуктовым дизайнерам, техническим писателям, инженерам, ведущим внутренние базы знаний и вики (в тексте прямо упоминается Confluence), а также командам, которые поддерживают дизайн-системы и документацию для разработчиков. Также это касается тех, кто готовит корпоративные базы знаний под RAG-поиск или интеграцию с ИИ-ассистентами: то, как организован контент, напрямую влияет на качество ответов ИИ.
Как это применить
Автор предлагает не искать единственную «правильную» папку для каждого документа, а делать информацию доступной сразу несколькими путями: полнотекстовый поиск, метаданные и описания, теги, перекрёстные ссылки между связанными документами, явные связи между понятиями (как в графовых заметках Obsidian). Практический ориентир, те же характеристики, что помогают людям, помогают и ИИ-системам находить нужное: ясная структура текста, осмысленные заголовки, полезные метаданные, единообразная терминология и явные связи между материалами. Иерархию папок при этом убирать не обязательно, важно не полагаться на неё как на единственный путь к информации.
Можно ли доверять
Это личное авторское эссе UX-дизайнера, а не научное исследование, и в тексте это явно так и подано, своими словами, с личными наблюдениями и примерами из практики. При этом автор опирается на реальные источники: теорию Information Foraging Питера Пиролли и Стюарта Карда и работы по Semantic File Systems начала 1990-х, оба направления действительно существуют в литературе по информационному поиску и организации знаний. Конкретных цифр, статистики или ссылок на эмпирические данные в самом посте нет, аргументация построена на теории и личном опыте автора, а не на измерениях.
Риски и подводные камни
Главный риск, воспринять тезис как призыв вовсе отказаться от структуры папок: автор явно говорит, что иерархии никуда не денутся и полностью убирать их не предлагает. Также стоит учитывать: чем больше «путей» к документу (теги, перекрёстные ссылки, метаданные), тем больше ручной работы по их поддержанию в актуальном состоянии, рекомендации автора требуют дисциплины в разметке контента, иначе граф связей быстро зарастает мусором так же, как заросла бы и обычная иерархия папок.
«Будущее документации, не в более крупном шкафу с более аккуратными ярлыками. Это связанный корпус знаний, который можно найти с разных сторон, и людям, и машинам.»
— Джери Рид (Geri Reid), UX-дизайнер, автор блога gerireid.com